Después de darme la cabeza contra la pared muchas veces, entendí que mi trabajo no es solo mi creatividad, mi criterio o la técnica. Lo que definió si esto era un "hobby caro", como muchas veces escuché, o mi trabajo profesional, fue la organización.
Y no hablo solo de tener copias de seguridad bien nombradas o de cargar las cámaras apenas llego a casa. Hablo de tener un sistema, de saber exactamente qué pasos seguir cada vez que ingresa un nuevo proyecto, sin estar cambiándolo y perdiendo tiempo cada semana.
Obvio que al principio probé mucho: muchos presupuestos, muchos modos de ofrecer mi servicio, muchas formas de organizarme. Pero cuando algo funciona ya no lo toco, a menos que haya encontrado algo superador.
Durante mucho tiempo creí que la organización mataba la creatividad, que las cosas surgían por motivación. Que tener sistemas tan rígidos quizás me hacía perder clientes que "querían fluir más". Pero entendí que es al revés: el sistema es lo que me libera la cabeza para pensar en la parte creativa. Cuando no tenés que decidir qué hacer, podés decidir cómo hacerlo.
Cuánto dura realmente una producción fotográfica
Definir mis procesos me ayudó a darme cuenta de cuánto dura realmente una producción.
Acá había un error que cometemos casi todos: pensamos el trabajo en horas de shooting. El cliente pregunta cuánto dura la sesión, vos decís "una jornada", y en tu cabeza eso son ocho horas. Pero la jornada es la parte visible. Un proyecto de 4 horas de shooting me lleva, en total, cerca de 20 horas.
El reparto real, en un trabajo tipo:
- Primer contacto y presupuesto: 2 horas
- Pre-producción: 3 horas
- Preparación del equipo y traslados: 2 horas (moverse por Buenos Aires no siempre es fácil)
- Shooting: 4 horas
- Selección y edición: 8 horas
- Entrega, ajustes y cierre: 1 hora
Cuando ves el reparto escrito, dos cosas se acomodan solas. La primera es el presupuesto: si cotizás la jornada, estás regalando el resto. La segunda es la agenda: si en tu calendario solo está bloqueado el día del shooting, todo lo demás va a salir de horas de sueño, de tus fines de semana o del tiempo del proyecto siguiente.
Qué pasa cuando un cliente dice que sí
Esta es mi forma de trabajar y hoy en día no la negocio:
- Presupuesto aprobado por escrito.
- Seña. Para cliente directo pido el 50%. Hasta que no entra, la fecha no está tomada. Con proyectos grandes es distinto: a veces los pagos son a 30 días y, si el proyecto me entusiasma, acepto las condiciones entendiendo que eso requiere un extra en el presupuesto.
- Fecha bloqueada en el calendario. Pero no solo el día del shooting: todo el proceso, preproducción, reuniones, shooting, tiempo de postproducción y fecha límite de entrega.
Y la regla que priorizo: no empiezo a producir hasta que el proyecto no esté confirmado. Voy a confesar que si el proyecto me entusiasma mucho y veo alguna referencia que puede ir, solo la guardo, para ese cliente o para el próximo al que le pueda servir.
DOBLE CLICK:
Apenas entra un cliente, agendo el proyecto entero
Este es probablemente el cambio más grande que hice, y viene de una semana en la que acepté clientes porque la agenda me permitía shootear todo, pero no pensé en el post.
En el momento en que confirmo un trabajo, no marco solo el día del shooting. Marco todo: las horas de preproducción, las reuniones posibles, el día de la sesión, las horas que me va a llevar la post y la fecha límite de entrega.
Las horas de edición van al calendario como si fueran un cliente. Con nombre, con horario, con inicio y con final. Porque las horas que no están agendadas no existen, y la tentación de meter más trabajo por mes es alta.
La regla que más plata me hizo perder y más trabajo me dió
Nunca más superpongo más de dos clientes en la misma semana.
Sí, hubo clientes que buscaron a alguien con disponibilidad inmediata. Sí, hubo meses en los que eso se notó. Y lo sostengo igual, por tres razones:
Entrego más rápido. Cuando estoy enfocada en pocos proyectos, la post sale en días y no en semanas.
Trabajo mejor. Dividir la atención entre estéticas distintas, clientes distintos y lógicas distintas no me duplica la producción: me baja la calidad de todas.
Empiezo con la hoja en blanco. Esto es lo que más me cuesta explicar y lo que más me importa. Cada cliente merece que yo llegue sin la cabeza contaminada por el trabajo anterior. Que su moodboard no se me mezcle mil trabajos. Que la propuesta sea de ellos y no un resto de lo que hice la semana pasada.
Trabajar con la agenda acotada no es una limitación. Es la condición para que el trabajo tenga algo mío adentro.
Archivo, nombres y backup: la parte menos divertida
La parte más tediosa, y debo admitir que es de las cosas que estoy incorporando ahora mismo: un sistema de nombres de carpetas y archivos. Para todo, desde el nombre de las sesiones en Capture hasta el nombre de los presupuestos y las facturas.
Sigo creando mis sistemas. Nunca nada es perfecto, pero puedo decir que hoy en día trabajo mucho más tranquila.
Si estás empezando y sentís que trabajás todo el día y no llegás, revisá primero cómo estás calculando el tiempo. Casi siempre el problema no es que trabajes poco: es que estás cotizando y agendando las horas de shooting de un proyecto que en realidad te lleva cinco veces eso.
Así trabajo yo cada producción de fotografía gastronómica en Buenos Aires: con el proyecto entero agendado desde el día uno y la agenda acotada. Si estás pensando en una sesión para tu marca o tu local, podés ver mi trabajo acá.
